Cette politique explique quelles données personnelles Institut VERUM inc. peut traiter, pour quelles finalités, avec quels partenaires, et quels droits vous pouvez exercer concernant votre vie privée, que vous soyez au Québec, au Canada ou dans l'Espace économique européen.
1. Champ d'application
Cette politique explique comment Institut VERUM inc. collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels recueillis par ses sites, formulaires, services en ligne, formations et activités connexes, notamment sur les domaines suivants : verum.ca, boutique.institutverum.com, intimidationsilencieuse.com, hbdi.ca, voir.lindavalade.com, lindavalade.com et espace.lindavalade.com.
Elle s'applique à toute personne interagissant avec nos services, qu'elle réside au Québec, ailleurs au Canada, dans l'Espace économique européen (EEE) ou dans toute autre juridiction dont les lois sur la protection des données personnelles peuvent s'appliquer.
2. Responsable des renseignements personnels
La responsable de la protection des renseignements personnels d'Institut VERUM inc. est :
- Nom : Linda Valade
- Courriel : [email protected]
- Téléphone : +1 514 237-0360
- Adresse : Lacolle, J0J 1J0, Québec, Canada
Pour les résidents de l'Union européenne, cette personne agit également à titre de point de contact pour les demandes liées au RGPD.
3. Renseignements collectés
Selon vos interactions, Institut VERUM inc. peut recueillir les catégories de renseignements suivantes :
- Identification : nom, prénom, organisation, fonction.
- Coordonnées : courriel, téléphone, adresse, ville, province ou pays.
- Transaction et facturation : détails de commande, statut de paiement, historique d'achat.
- Formation et service : inscriptions, progression, préférences de parcours, demandes de soutien.
- Technique et navigation : adresse IP, appareil, navigateur, pages consultées, événements de session.
- Communication : messages envoyés via formulaires, infolettres, rendez-vous ou support.
4. Moyens de collecte
- Formulaires web (contact, inscription, téléchargement, demande d'information).
- Achat en ligne et paiement sécurisé (incluant Shopify et Shopify Payments).
- Accès membre et suivi administratif.
- Outils de communication (courriel, téléphone, SMS, visioconférence).
- Technologies web (témoins de connexion, pixels, journaux serveurs, Google Analytics 4, Google Search Console, CRM et automatisation dont GoHighLevel/GHL) selon vos choix de consentement.
5. Finalités de traitement
Les renseignements sont utilisés pour :
- Fournir les services, formations et accès demandés.
- Traiter les commandes, paiements, remboursements et obligations contractuelles.
- Répondre aux demandes d'information, de support et de suivi client.
- Améliorer l'expérience utilisateur, la qualité des contenus et la performance du site.
- Prévenir les abus, protéger la sécurité et respecter les obligations légales et réglementaires.
- Envoyer des communications de nature informative ou promotionnelle, avec votre consentement lorsque requis.
La base légale varie selon le contexte : consentement, exécution d'un contrat, obligations légales ou intérêts légitimes compatibles avec vos droits.
6. Partage et transferts
Institut VERUM inc. limite l'accès aux renseignements personnels aux personnes et partenaires autorisés qui en ont besoin pour leurs fonctions. Des renseignements peuvent être communiqués à des fournisseurs de services encadrés contractuellement, notamment dans les domaines suivants : hébergement et infrastructure, CRM et automatisation, traitement des paiements, infolettre et communication, analytique et performance, support client.
Institut VERUM inc. ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers.
7. Transferts internationaux
Certains de nos fournisseurs techniques sont établis à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis (Google LLC, Microsoft Corporation, GoHighLevel, Shopify Inc., Stripe Inc.). Ces transferts sont encadrés par des ententes contractuelles appropriées.
Pour les résidents de l'Union européenne, ces transferts vers les États-Unis sont effectués en conformité avec les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, et dans le cadre du Data Privacy Framework entre l'UE et les États-Unis lorsqu'applicable.
Pour les résidents québécois, ces transferts sont effectués conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), avec des mesures de protection équivalentes à celles prévues par cette loi.
8. Conservation et destruction
Conformément à l'article 23 de la Loi 25, les renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux finalités prévues ou imposées par la loi, puis détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.
| Catégorie de données | Durée de conservation | Méthode de destruction |
|---|---|---|
| Données de transaction et de facturation | 7 ans suivant la transaction (obligations fiscales et comptables) | Suppression sécurisée / déchiquetage numérique |
| Données de compte, formation et membre | Durée de la relation active + 3 ans après la fin de la relation | Suppression sécurisée ou anonymisation irréversible |
| Données de navigation et d'analytique (GA4, Clarity) | Maximum 25 mois (paramètres Google Analytics 4) ; Clarity : 13 mois | Suppression automatique par le fournisseur selon ses paramètres |
| Communications par courriel (demandes, infolettre) | 3 ans suivant le dernier échange ou le retrait du consentement | Suppression sécurisée du compte et des listes |
| Données de candidature ou de soumission de formulaire | 2 ans après le traitement de la demande | Suppression sécurisée |
| Données de témoignages et d'évaluations publiés | Durée de publication + 1 an après retrait, sauf consentement contraire | Retrait du contenu et suppression sécurisée |
Lorsque la conservation n'est plus requise, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de façon sécuritaire selon la catégorie. Toute demande de destruction anticipée peut être adressée au responsable des renseignements personnels.
9. Mesures de sécurité
Institut VERUM inc. applique des mesures administratives, techniques et physiques adaptées pour réduire les risques d'accès, d'usage ou de divulgation non autorisés, notamment : contrôles d'accès et authentification, chiffrement des données sensibles en transit et au repos, journalisation et surveillance des accès, cloisonnement des systèmes, sauvegardes régulières et politiques internes de confidentialité.
Aucun système n'offrant une sécurité absolue, Institut VERUM inc. s'engage à traiter tout incident avec diligence conformément aux obligations légales applicables.
10. Vos droits
Selon les lois applicables (incluant la Loi 25, la LPRPDE/PIPEDA et le RGPD), vous pouvez exercer les droits suivants :
- Accès : obtenir une copie des renseignements personnels vous concernant.
- Rectification : corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
- Retrait du consentement : retirer votre consentement en tout temps, lorsque le traitement y est fondé.
- Suppression ou anonymisation : demander l'effacement de vos données, sous réserve des obligations légales.
- Précisions : obtenir des informations sur les traitements et communications effectués.
Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected]. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
11. Droits supplémentaires pour les résidents européens (RGPD)
Si vous résidez dans l'Espace économique européen (EEE), le Royaume-Uni ou la Suisse, vous disposez de droits additionnels en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
- Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire du traitement de vos données.
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée : ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence, notamment :
- France : Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), cnil.fr
- Belgique : Autorité de protection des données (APD), autoriteprotectiondonnees.be
- Suisse : Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT), edoeb.admin.ch
12. Mineurs
Les services d'Institut VERUM inc. ne visent pas la collecte intentionnelle de renseignements personnels auprès de mineurs de moins de 14 ans sans autorisation parentale ou légale préalable. Si vous êtes parent ou tuteur et constatez que des renseignements ont été collectés sans votre consentement, contactez-nous à [email protected] pour en demander la suppression.
13. Incident de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour une personne, Institut VERUM inc. appliquera les obligations légales de gestion, de notification et de tenue de registre prévues par les lois applicables, notamment la Loi 25 au Québec et le RGPD en Europe.
Les personnes concernées et les autorités compétentes seront avisées dans les délais prescrits par la loi applicable.
14. Politiques connexes
Les documents suivants complètent la présente politique :
- Politique de cookies : détail des traceurs, finalités, durées, tiers et gestion du consentement.
- Conditions d'utilisation : cadre d'usage des sites et services numériques.
- Politique de remboursement : règles commerciales applicables aux achats.
15. Contact et plaintes
Pour toute demande liée à la vie privée, à l'exercice de vos droits ou pour déposer une plainte :
- Courriel : [email protected]
- Téléphone : +1 514 237-0360
Si vous estimez qu'une réponse est insuffisante, vous pouvez communiquer avec l'autorité compétente de votre juridiction :
- Québec : Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
- Canada (fédéral) : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
- France : CNIL
- Belgique : Autorité de protection des données (APD)
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